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如何選擇正確的ERP系統(tǒng)
作者：佚名 日期：2001-6-2 字體：[大] [中] [小]
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ERP系統(tǒng)的好壞很難說(shuō)，每一家ERP廠商都說(shuō)自己的系統(tǒng)最好。只要有依照正規(guī)方法開(kāi)發(fā)，且具備標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)的系統(tǒng)都是好的。但是，對(duì)某公司好的ERP系統(tǒng)，對(duì)其他公司不一定好。因此，本文要談的不是如何選擇好的ERP系統(tǒng)，而是如何選擇適合自己的ERP系統(tǒng)。本文分為“一般評(píng)估”和“細(xì)部評(píng)估”兩部分。
一般評(píng)估
一、是否建立在標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)上
ERP系統(tǒng)若不具備標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)，則不在我們的考慮范圍之內(nèi)，因?yàn)橐粋�(gè)不標(biāo)準(zhǔn)的ERP，一般或許可用，在特殊情況下可能會(huì)出問(wèn)題；現(xiàn)在或許可用，公司擴(kuò)大后可能就不再適用。就好像建筑物，結(jié)構(gòu)很重要，有的房屋外表美觀，平常也看不出什么問(wèn)題，大地震一來(lái)就跨了。所以選擇ERP要注意它的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，而非炫麗的外觀或噱頭。
通常，會(huì)計(jì)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)什么問(wèn)題，每一種ERP系統(tǒng)都會(huì)考慮；制造系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)則非所有ERP都能做到。所謂標(biāo)準(zhǔn)是已經(jīng)實(shí)際驗(yàn)證并廣為眾人采用的觀念或作法。例如，MPS/MRP計(jì)算邏輯有一定標(biāo)準(zhǔn)，從總需求(gross requirement)到凈需求(net requirement)到計(jì)劃訂單收料(planned order receipt)到計(jì)劃訂單發(fā)出(planned order release)，其間的批量法則、安全時(shí)間(safety time)、沖銷時(shí)間(offset time)、前置時(shí)間沖銷(lead-time fset)等作法及行動(dòng)報(bào)告(action report)、可答應(yīng)量(ATP)等的處理，甚至于需求時(shí)柵(DTF)、計(jì)劃時(shí)柵(PTF)等的考量，或者是計(jì)劃材料表(planning BOM)、訂單組裝(assemble-to-order)等功能，數(shù)十年來(lái)全球?qū)W術(shù)界及企業(yè)界的經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)累積成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，ERP系統(tǒng)若未遵照此標(biāo)準(zhǔn)，雖然說(shuō)還是可以用“土法煉鋼”的方式算出基本的MRP結(jié)果，但環(huán)境稍有變化就不能適用。
二、是否能便宜的客制
這里所謂客制是指當(dāng)公司有特殊需求時(shí)在套裝系統(tǒng)上“外掛”修改或新增的功能�？椭坪蜕�(jí)以及成本有關(guān)，將在后文敘述。沒(méi)有一個(gè)公司能夠不客制就使用ERP系統(tǒng)，每一個(gè)公司都有獨(dú)特的作業(yè)方式，每一位主管都有不同的資訊需求，除非ERP套裝軟體所提供的作法優(yōu)于使用者的實(shí)務(wù)，ERP系統(tǒng)還是需要客制的。站在ERP公司的立場(chǎng)當(dāng)然希望客戶不要客制，因此會(huì)以種種方法(例如昂貴的報(bào)價(jià))來(lái)限制使用者客制。
避免過(guò)度客制是正確的，但合理的客制是必要的。什么是過(guò)度客制？例如用戶堅(jiān)持過(guò)去的不合理作業(yè)流程而要求修改ERP，或堅(jiān)持過(guò)去習(xí)慣而要求修改ERP已有的類似功能，這種不當(dāng)?shù)幕驘o(wú)謂的修改對(duì)用戶及ERP廠商而言都是浪費(fèi)。合理的客制是必要的，因此在選擇ERP系統(tǒng)時(shí)不能只比較軟件授權(quán)金額，也要比較客制成本。用戶可以列出該公司主要作業(yè)流程及所需資訊報(bào)表請(qǐng)ERP廠商展示，若必須客制則請(qǐng)廠商列出時(shí)間、單價(jià)及金額。在評(píng)估階段若能估計(jì)關(guān)鍵流程及資訊的客制成本，到了導(dǎo)入階段就不必?fù)?dān)心超出預(yù)算，因?yàn)樽铌P(guān)鍵的客制廠商已經(jīng)報(bào)出時(shí)間及單價(jià)，所以不怕廠商在其他客制項(xiàng)目漫天要價(jià)。
三、功能是否完整且易學(xué)易用
功能完整的ERP系統(tǒng)所需的客制不應(yīng)超過(guò)5%，假設(shè)導(dǎo)入ERP全套系統(tǒng)共5000條程序，客制的部份不應(yīng)超過(guò)250條。以一條一萬(wàn)的價(jià)格計(jì)算，不應(yīng)超過(guò)250萬(wàn)。公司規(guī)格越大，所需客制就越高。導(dǎo)入ERP除了客制外，另一個(gè)更大的開(kāi)銷就是顧問(wèn)費(fèi)，因此另一個(gè)重點(diǎn)就是ERP系統(tǒng)是否易學(xué)易用。越容易學(xué)的系統(tǒng)，顧問(wèn)費(fèi)就越低，會(huì)反應(yīng)在廠商的報(bào)價(jià)中。功能完整和易學(xué)易用有時(shí)是矛盾的，但也不盡然。功能完整的ERP系統(tǒng)，若包含足夠的幫助文件，例如標(biāo)準(zhǔn)工作程序、工作說(shuō)明、欄目說(shuō)明、教材、展示系統(tǒng)等，也可以是易學(xué)易用的。ERP的整體成本在導(dǎo)入后的維護(hù)階段花費(fèi)最多，因此，利用幫助文件持續(xù)作教育訓(xùn)練對(duì)ERP的成本效益幫助很大。
四、需要多少擁有成本
ERP系統(tǒng)的軟件價(jià)格已經(jīng)從數(shù)億、數(shù)千萬(wàn)降到數(shù)百萬(wàn)，未來(lái)可能降到數(shù)十萬(wàn)；但需要用到專業(yè)知識(shí)的客制及顧問(wèn)單位成本則會(huì)越來(lái)越高。未來(lái)，套裝軟件的授權(quán)成本占總擁有成本(cost of ownership)的比例將變得非常的小，因此，在評(píng)估ERP系統(tǒng)成本時(shí)不能只考慮軟件價(jià)格，而要考慮“擁有成本”。擁有成本包括：軟件授權(quán)、客制費(fèi)、顧問(wèn)費(fèi)、硬件成本、及維護(hù)成本。其中，維護(hù)成本占最大部份。幾百萬(wàn)的軟件授權(quán)費(fèi)實(shí)在不是決策的重點(diǎn)，決策的重點(diǎn)是：要花多少錢才能維持ERP系統(tǒng)的運(yùn)作。也就是要多少資訊專業(yè)人員及多少教育訓(xùn)練費(fèi)用。這些費(fèi)用要怎么估算呢？最好的方法就是去問(wèn)正在使用該系統(tǒng)的用戶。
五、參考用戶的反應(yīng)
如果向ERP廠商索取參考用戶名單，得到的往往是模范生，并不能代表多數(shù)使用者的反應(yīng)。最好是自己去找，找到ERP的用戶并不難，尤其是賣得很多的系統(tǒng)。系統(tǒng)賣得多不一定就比較好，就算不錯(cuò)也不一定適合自己。用戶常常是邊用邊罵，應(yīng)該要仔細(xì)評(píng)估，選擇真正適用的系統(tǒng)，我們何必加入邊用邊罵的行列呢？參訪用戶的重點(diǎn)除了系統(tǒng)功能外還應(yīng)包括使用階段所需投注的人力成本。
六、是否能升級(jí)
這里所謂升級(jí)包括新功能及系統(tǒng)修補(bǔ)�？萍既招略庐�，若無(wú)法持續(xù)升級(jí)，很可能導(dǎo)入完畢還來(lái)不及使用就已經(jīng)落伍了。就算不管新資訊科技，那一家ERP沒(méi)有bugs？每家都有！若不能持續(xù)升級(jí)，只有注定永遠(yuǎn)與bugs為伍了。升級(jí)和客制往往是矛盾的，許多ERP用戶因?yàn)樾薷南到y(tǒng)而無(wú)法升級(jí)，這是不對(duì)的。評(píng)選ERP系統(tǒng)應(yīng)選擇可以同時(shí)客制及升級(jí)的系統(tǒng)。有些廠商“號(hào)稱”做得到，因此必須要求廠商拿出具體方案來(lái)，我們可以看得出這方案的可行性。當(dāng)然，最好的方法還是找到用戶，看看他們是不是有持續(xù)的升級(jí)。(葉宏謨)